การเขียนรายงานสรุปความคืบหน้าอาจดูเหมือนเป็นงานที่จำเจ แต่การเขียนเป็นนั้นเป็นโอกาสที่ดีที่คุณจะได้สื่อสารกับฝ่ายบริหาร ไม่ว่าคุณจะรับผิดชอบโครงการอะไรอยู่ คุณต้องให้ความสำคัญกับการให้รายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงซึ่งอธิบายถึงงบประมาณและระยะเวลาดำเนินงานของโครงการนั้นๆ ใส่ข้อมูลส่วนที่สำคัญที่สุดไว้ตรงส่วนสรุปที่จุดเริ่มต้นของรายงาน จากนั้นก็เริ่มพูดถึงรายละเอียดของโครงการในแง่ของความสำเร็จและความท้าท้ายที่ประสบ พยายามเขียนสั้นๆ แต่ให้รายละเอียดครบถ้วนแล้วคุณก็จะได้รับการชื่นชมจากฝ่ายบริหารเอง
ส่วน1 ร่างรายงาน
- ให้ความสำคัญกับงบประมาณและระยะเวลาดำเนินการ. ไม่ว่าคุณจะทำโครงการเรื่องใดอยู่ ผู้บริหารก็คงจะอยากรู้ว่าในแง่ของงบประมาณและระยะเวลาดำเนินงานเป็นอย่างไรบ้างอยู่ดี
- อธิบายถึงปัญหาอย่างตรงไปตรงมา. หากคุณพบว่าเกิดปัญหาขึ้นกับงบประมาณและแผนงานของโครงการ อย่าปกปิดเรื่องเหล่านี้ไว้เพราะยิ่งจะทำให้ปัญหาบานปลายเลยเถิดกันใหญ่ในภายหลัง
- ระดมสมองหาวิธีการแก้ปัญหา. ส่วนสำคัญหนึ่งของรายงานสรุปความคืบหน้าคือการช่วยให้ผู้จัดการตัดสินใจขั้นตอนต่อไปของการทำงานได้ง่ายขึ้น
ส่วน2 ปะติดปะต่อเป็นชิ้นเป็นอัน
- เขียนส่วนหัวของรายงาน. เริ่มเขียนรายงานด้วยการเขียนสรุปสั้นๆ และลงวันที่ รายงานสรุปความคืบหน้าควรจะสั้นอยู่แล้ว
- เริ่มต้นจากการเขียนสรุปผลการดำเนินงาน. พวกผู้จัดการงานยุ่งกันจะตายและพวกเขาก็ต้องการทราบข้อมูลที่สำคัญที่สุดก่อน
- ให้ข้อมูลที่ตรงประเด็นที่สุด. ร่ายเรียงความสำเร็จใหญ่ๆ ที่ได้เกิดขึ้นจนกระทั่งตอนนี้ ให้ความสำคัญกับความสำเร็จที่สำคัญและข้อมูลที่จำเป็น
- จัดระเบียบรายละเอียด. นี่คือส่วนที่คุณจะสามารถปรับรูปแบบของรายงานให้เข้ากับรสนิยมของผู้จัดการของตัวเอง
- เขียนเรียงเป็นหัวข้อไล่ลงมา. ผู้จัดการควรจะได้รับข้อมูลที่ต้องการในรูปแบบที่รวดเร็วและอ่านง่าย
- ใส่ภาพประกอบได้หากเป็นที่ต้องการ. ผู้จัดการบางคนรู้สึกว่าการใส่แผนภาพลงในรายงานเพื่อธิบายว่าโครงการเดินหน้าไปถึงไหนแล้วนั้นมีประโยชน์
- ตรวจทานรายงานและตรวจคำผิดจากนั้นก็แก้ไขก่อนจะส่งรายงานให้ผู้จัดการอ่าน. คำที่สะกดผิดและการใช้ประโยคที่ดูไม่ดีนั้นส่งผลกระทบกระทั่งต่อรายงานสั้นๆ
- เขียนรายงานความคืบหน้าอย่างน้อยเดือนละครั้งเว้นไว้แต่ว่าอีกฝ่ายจะสั่งไว้อย่างอื่น. บริษัทของคุณอาจจะขอให้คุณส่งรายงานสรุปความคืบหน้าตามระยะเวลาที่เฉพาะเจาะจง